Trelleborgs kommun bröt mot lagen i 33 år
Dessutom har man i 17 år brutit mot det kommunala arkivreglementet, som instiftades 1995. I reglementet står att man inte får skicka iväg handlingar utan att kommunstyrelsen fattat ett gallringsbeslut.
TA skrev i december förra året att kommunarkivarien Catharina Ryvall tagit samhällsbyggnadsförvaltningen i örat. Catharina Ryvall hade upptäckt att förvaltningen skickat iväg bevarandevärda pappershandlingar för scanning hos ett privat företag. Detta hade man gjort utan att begära tillbaka handlingarna, vilket gjort att man inte kunnat kontrollera att scanningen utförts korrekt.
Allmänna handlingar är viktiga för att allmänheten ska kunna ha insyn i fattade beslut, och att skicka iväg dem utan att kontrollera att de arkiveras rätt är ett brott både mot arkivlagen och kommunens arkivreglemente. Därför krävde Catharina Ryvall ett svar från förvaltningschefen Claus Pedersen.
I svaret skriver Claus Pedersen att samhällsbyggnadsförvaltningen, tidigare byggnadsförvaltningen, haft ett avtal med ett privat företag om att mikrofilma viktiga handlingar sedan 1979. Ett avtal som avbröts 2012. I avtalet med företaget står att pappersoriginalen inte sparats.
"Varför scanning till ett e-arkiv har fortsatt även efter arkivreglementets tillkomst går inte att svara på då personalen har bytts ut under årens lopp", skriver Claus Pedersen i svaret till Catharina Ryvall.
I dag arkiveras bygglovshandlingarna i pappersform på samhällsbyggnadsförvaltningen. Säkerhetskopior på mikrofilm sparas i Regionarkivet i Vänersborg.
