Pappersarbete med många sidor

Och många gånger finns svaren i ett fönsterlöst rum i Rådhusets källare. TA har gjort en djupdykning i kommunens centralarkiv.

I anteckningsboken från 1918, märkt med etiketten "Luhrs hem för vanartiga gossebarn", är kolumnerna fyllda med prydlig, svagt lutad handskrift. Den första anger namn. Den andra brott och den tredje straff. I majoriteten av fallen handlar det om stölder eller skolk som bestraffats med olika former av aga.

– Hemmet låg i Hästveda och det var pojkar från Trelleborg och Eslöv som skickades dit. Ofta var det barn som familjen inte kunde ta hand om. Idag skulle vi väl säga värstingar. En militär var ansvarig för hemmet så det var säkert tufft för pojkarna, säger arkivarien Catharina Rywall.

Boken från hemmet i Luhr är bara en av tusentals handlingar som finns lagrade i kommunarkivet i Rådhusets källare. På vissa hyllor finns protokoll från kommunala nämnder. Andra rymmer skolbetyg och listor över vilka som har haft hund och därför behövt betala hundskatt. Uppgifter som med jämna mellanrum efterfrågas av olika personer.

– Professionella forskare och släktforskare hör av sig hit och behöver information till olika projekt. Listorna på hundarna har jag visat upp när hembygdsföreningar varit här på besök. Då är det en del äldre personer som minns en viss hund, särskilt om den var ilsken. Sen händer det också att någon har blivit av med sitt skolbetyg och behöver en kopia på det, säger Catharina Rywall.

I arkivet finns också handlingar från de kommunala bolagen. Fram till 1992 gjorde personal i hamnen väderobservationer tre gånger per dag, sju dagar i veckan. Alla observationer skrevs ned och har arkiverats.

– Det är lätt att tänka att det är uppgifter som ingen behöver. Men när folk firar jämna födelsedagar vill gratulanterna ibland hålla tal till födelsedagsbarnet och vill ha reda på vilket väder det var när personen föddes. Då hör de av sig hit, säger Catharina Rywall.

Vilken är den mest udda fråga du har fått?

– För några år sedan var det en biolog som ringde hit. Han höll på att kartlägga hur björnbär hade kommit in i den svenska floran och misstänkte att växten kommit hit ett visst år via en viss skeppslast till Trelleborgs hamn. Och den uppgiften kunde jag plocka fram, säger Catharina Rywall.

Men att leverera information till vetgiriga medborgare är bara en av hennes arbetsuppgifter. Största delen av Catharina Rywalls arbetsdag handlar om att gå igenom och arkivera handlingar som kommer in från kommunens olika förvaltningar. En process styrd av ett strikt regelverk.

– Målet med arkiveringen är att handlingen ska lagras för alltid. Därför ska handlingarna skrivas ut på ett arkivpapper och protokollen ska skrivas under med en speciell bläckpenna. När dokumenten kommer hit ska de också vara märkta med från vilken förvaltning de kommer och vara rensade på gem, häftklammer och plast. Men det är inte alltid det är så. Sånt bidrar till ganska mycket merarbete. Även om de flesta sköter det bra, säger Catharina Rywall.

Varje förvaltning avgör, smed hjälp av en dokumenthanteringsplan, vilka dokument som ska arkiveras respektive kasseras. Men Catharina Rywall bidrar med råd genom att ta fram förslag till dokumenthanteringsplaner.

– När det kommer nya riktlinjer från Sveriges kommuner och landsting om bevarande och gallring måste planerna uppdateras. Det är viktigt att handlingar bevaras på rätt sätt för framtiden. Än så länge är inte datorer och cd-skivor lagringssäkra i och med att det kommer ny teknik hela tiden. På papper kan vi däremot läsa flera hundra år gamla handlingar, säger Catharina Rywall.