Kroppsspråket hörs i luren

”Hur låter du människa?” heter Ingrid Magnussons föreläsning för före­tagare och andra som vill bli bättre på att fånga kunder eller helt enkelt bara ge ett trevligare intryck på telefon. I går lärde hon ett tjugotal företagare hur man ska bete sig som uppringare – och uppringd.

För mottagarparten handlar det om tre saker: Vem ringer? Varför ringer den till mig och vad kan jag få ut av detta?

– Du har bara en kort stund på dig och därför presenterar sig många snabbt för att de vill komma till ärendet. Men att tala för fort ger ett jäktigt intryck. Det är smart att göra en paus i presentationen, ta med både för- och efternamn. Då hinner personen i andra änden identifiera dig, säger hon.

Å andra sidan kan man uppfattas som tveksam eller osäker om man talar för långsamt – men generellt är sakta bättre än fort.

– Vi är uppfostrade till att inte avbryta människor som talar. Den som talar lugnt och sakligt är svårare att bryta av.

Ett affärsmöte lägger många lång förberedelse och tid på.

– Alla borde lägga lika mycket tid på att fundera kring telefonsamtaIet, där är det mycket viktigare hur vi låter än vad vi säger.

Att sucka i luren är förstås tabu. Lika besvärande är harklingar och hostningar, och något så banalt som att svälja kan ge ett osäkert intryck på telefon om det upprepas allt för många gånger.

– Särskilt harklingar ­sänder varningssignaler. Har han verkligen koll på vad han säger? Den som är säker på sin sak behöver inte harkla sig. Låt en kollega lyssna på dig medan du pratar i telefon, det är möjligt att du har en massa omedvetna ljud för dig.

Det är inte för inte som företag skickar sina växeltelefonister på charmkurs, menar hon. Kroppsspråket går rakt igenom telefonen.

– Det hörs om du ler när du svarar. Du får också en annan ton om du står istället för sitter. Om du halvligger i stolen som Leif G W ­Persson hörs det i luren, det låter oengagerat.

Om det känns obekvämt att stå kan det räcka med att höja blicken när du talar i telefon.

– Klangen blir en helt annan. Tänk på att kroppsspråket är med er hela tiden!

Sist men inte minst bör alla lyssna av sitt mobilsvar. Ett trubbigt talsvar med negationer ger inte många meddelanden.

– Bättre att säga ”jag ringer upp så fort jag kan” hellre än ”tyvärr kan jag inte svara”. Negativa ord fastnar, bort med dem.

Seminariet är en del i en serie av frukostmöten som ARB konsult arrangerar.